IT ERP CRM DMS MES BI .NEWS
DMS-Matchmaker
by Trovarit
MENU
Sie sind hier:
Regionen

DMS System Einsatz: Nutzenaspekte und Trends

Wird ein DMS System eingesetzt, gehört zu den quantifizierbaren Nutzenaspekten zum einen eine deutliche Senkung der Personalkosten: Routinetätigkeiten entfallen, doppelte Datenpflege oder händischer Archivierungsaufwand werden unnötig. Dadurch werden Personalressourcen frei, die an anderer  Stelle für gewinnbringende Aufgaben eingesetzt werden können. Ferner werden Verlust und Fehlablagen von Dokumenten durch den DMS System Einsatz vermieden.

Ein weiterer wesentlicher Nutzen besteht in der erheblichen Zeitersparnis in den Bereichen Transport, Ablage und Suchen, beispielsweise aufgrund der schnellen Recherche im DMS System über alle im Unternehmen vorliegenden Dokumente zu einem Geschäftsobjekt. Es erfolgt eine Reduzierung von Druck-, Speicher- und Materialkosten.

Von mindestens ebenso hoher Bedeutung für die Unternehmen sind die qualitativen, langfristigen Nutzenaspekte beim DMS System: Ein zentraler Aspekt ist die Erfüllung der Compliance-Anforderungen, die eine Vielzahl von gesetzlichen Vorgaben und Richtlinien beinhalten.

DMS System finden

Alle im DMS System gespeicherten Dokumente und Informationen werden nicht nur angezeigt, sondern werden gewinnbringend in die Geschäftsprozesse eingebunden. Dadurch wird eine hohe Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Arbeitsvorgänge erreicht und zwar standortübergreifend. Das Arbeiten und der gleichzeitige Zugriff auf alle aktuellen Daten und Versionen der Dokumente im DMS System für mobile Mitarbeiter oder Mitarbeiter mit Heimarbeitsplätzen und auch für standortübergreifende Teams werden ermöglicht. Dadurch werden Unklarheiten über die Gültigkeit von Dokumentenständen und Konflikte durch parallele Änderungen vermieden.

Sichergestellt wird dabei, dass die personalisierten Zugriffsberechtigungen auf das DMS System stets erhalten bleiben, so dass der Anwender nur seinen Nutzungsrechten entsprechende Daten und Dokumente im DMS System abrufen kann.

Zu einer Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit führen ferner folgende Aspekte: Die qualitativ bessere und schnellere Auskunftsfähigkeit durch den DMS System Einsatz führt zu einer höheren Kundenzufriedenheit und folglich höherer Kundenbindung. Ferner ergibt sich eine bessere Dokumentensicherheit.

Einen weiteren Aspekt stellt die flexiblere Anbindung externer Standorte bzw. mobiler Nutzer durch das DMS System dar.

Positive Auswirkungen sind außerdem in der Motivation der Mitarbeiter festzustellen. Das Arbeiten unter einer einheitlichen Benutzeroberfläche im DMS System, die verhindert, dass Mitarbeiter laufend zwischen verschiedenen Applikationen hin und her wechseln müssen, ist z.B. eine deutliche spürbare Erhöhung der Benutzerfreundlichkeit.

Trends im DMS System Markt

Im dynamischen und besonders im Bereich kleinerer und mittlerer Unternehmen wachsenden DMS System Markt müssen Anbieter im harten Wettbewerb auf neue Kunden-Anforderungen eingehen. Zu einigen ausgewählten Anforderungen zählen das Bedürfnis der Anwender nach ECM-Strategien zur Reduzierung der Systemvielfalt. Hier sind die Anbieter gefragt Komplettsysteme zu entwickeln, um sogenannte Funktionsinseln zu vermeiden. In diesem Zuge gilt es auch, Werkzeuge zur Integration der Content-Funktionen in hetereogene Anwendungsumgebungen anzubieten.

Unter dem Sammelbegriff Compliance sind alle regulatorischen Anforderungen zu verstehen, die ein Unternehmen erfüllen muss. Je nach Rechtsform stellen diese Anforderungen ein überaus wichtiges Kriterium für die DMS System Auswahl dar, die Anbieter erfüllen müssen. Mit Funktionalitäten wie Dokument- und Vorgangshistorie, revisionssicherer Ablage, Aufbewahrungs-/ und Löschfristenmanagement sollen steigende regulatorische Anforderungen gegenüber Unternehmen abgedeckt werden.

Die Forderung nach der lückenlosen elektronischen Akte macht auf funkionaler Seite eine Aktenmodellierung und Aktenverwaltung unverzichtbar. Auch die Digitale Signatur als Qualitätsmerkmal fordern DMS System Anwender zunehmend. Dies macht Signatur- und Verifizierungskomponenten für Einzel- und Massensignaturen notwendig.

Zu wichtigen Zielen, die Anwender mit der DMS System Einführung verbinden, zählen unter anderem Prozessoptimierung und -automation. Um diese Ziele zu erreichen, müssen Anbieter integrierte Postkorb- und Workflowfunktionen anbieten. Dem schließt sich die Forderung nach Mail-Archivierung und Dateiarchivierung an. Hier müssen Anbieter funktionsseitig eine Client- und Server-basierte Mail-Archivierung bereitstellen.

Um archivierte E-Mails und Dateien wieder auffinden zu können, wird eine Content-Suche notwendig. Um dieser Anforderung nachzukommen, müssen die DMS System Hersteller eine Volltextsuche im Dokumentenbestand und im Einzeldokument ermöglichen.

Mit dem IT-Matchmaker finden Sie das optimale DMS System für Ihr Unternehmen!

Werden Sie zum IT-Matchmaker

Sie vertreten ein Anwender-Unternehmen?

Registrieren Sie sich einfach kostenlos über das Online-Formular.

Jetzt registrieren

ECM/DMS Software eintragen

Sie vertreten ein Anbieter-Unternehmen?

Wenn Sie Ihr(e) Produkt(e) auf dem ECM/DMS-Matchmaker listen möchten, registrieren Sie sich kostenlos:

Anbieter Registrierung

Helpdesk

Sie haben Fragen zum IT-Matchmaker oder zur Trovarit?
Nehmen Sie Kontakt mit uns auf!

Ihr Ansprechpartner:

Bernd Petz, Trovarit AG Bernd Petz
Support


Kontakt

DMS Software suchen
So funktioniert's
DMS Infopaket
Preise & Konditionen
DMS Software platzieren
DMS Wissen
DMS und ECM
Wieviel ECM braucht man?
Wie weit reicht das ERP?
Input-Management
Dokumente managen
Speichern & Archivieren
Output Management
DMS-Systeme
Dokumenten-Management-Systeme
Dokumenten-Management-Software
Archivierung
ECM / DMS Trends
E-Invoicing
E-Mail Management
Über uns
Kontakt
Impressum
Datenschutz