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Elektronische Archivierung

Eine elektronische Archivierung dient der langfristigen, stabilen und unveränderbaren Aufbewahrung und Sicherung digitaler Dokumente und ihrer Metadaten. Ein Archivierungssystem sollte dabei Dokumente und Informationen aus verschiedenen Quellen speichern, beispielsweise E-Mails oder Belege aus ERP-Systemen.

Je nach benötigtem Speichervolumen und der gewünschten Zugriffszeit auf die in der elektronischen Archivierung befindlichen Dokumente kommen unterschiedliche Speichermedien zum Einsatz. Magnetplattenspeicher erreichen schnelle Zugriffszeiten bei relativ geringem Speichervolumen. Optische Platten verfügen zwar über mehr Speichervolumen, benötigen aber im Vergleich mehr Zeit beim Zugriff.

 

Systeme zur Archivierung finden

Regulatorische Anforderungen an Systeme zur Archivierung

Bei der elektronischen Archivierung spielt der Begriff „Revisionssicherheit" eine sehr wichtige Rolle: Externe Anforderungen beinhalten handels-, abgabenrechtliche und gesetzliche Vorschriften. Aus dem HGB (Handelsgesetzbuch) und der GoB (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung) bzw. GoBS (Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme) lassen sich wesentliche Anforderungen für eine elektronische Archivierung ableiten: Eine richtige, vollständige und zeitgerechte Erfassung buchführungspflichtiger Geschäftsvorfälle, eine geordnete Darstellung und die Sicherheit der Aufbewahrung über den gesamten vorgeschriebenen Zeitraum.

Das Bundesfinanzministerium detaillierte seine Forderungen hinsichtlich der Prüfbarkeit von und für den Datenzugriff auf digitale Unterlagen in den "Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)". Diese verlangen, dass die Archivierung steuerrelevante Unterlagen revisionssicher und bis zu zehn Jahre digital recherchierbar vorgehalten werden müssen.

Für die Archivierung existiert eine Vielzahl weiterer regulatorischer Anforderungen in Bezug auf Aufbewahrungspflichten, die sich beispielsweise aus dem Umsatzsteuergesetz (UStG) (für elektronisch eingehende Rechnungen mit Vorsteuerabzug) und dem Sozialgesetzbuch (für gescannte und danach vernichtete Dokumente) ableiten lassen.

Vor dem Hintergrund dieser Vielzahl von Vorschriften sind für bestimmte Dokumentenarten Speichertechnologien in der Archivierung vorgeschrieben, die Änderungen nicht mehr zulassen, sogenannte WORM-Speicher (Write once, read many). Die Unveränderbarkeit der Informationen und die Möglichkeit des langfristigen Speicherns spielt eine wichtige Rolle bei der Erfüllung von Compliance-Anforderungen für die Archivierung.

WORM-Datenträger sind z.B. optische Datenträger wie CD-R, DVD-R, MO-WORMs, UDO). Mittlerweile existieren aber auch Magnetspeicher und festplattenbasierte Speichertechnologien mit WORM-Eigenschaften. Bei letzteren werden komplette Speichersubsysteme (bestehend aus Soft- und Hardware) verwendet.

Datenformate

Für die elektronische Archivierung spielt nicht nur die Revisionssicherheit bei der Wahl der Datenformate eine wichtige Rolle. Auch die Übertragbarkeit auf unterschiedliche Plattformen (Portabilität), die Unterstützung älterer Formate (Kompatibilität) und die Unterstützung anderer Anwendungsprogramme (Verbreitungsgrad -auch in Zukunft) muss berücksichtigt werden. Aus diesen Gründen und wegen der Forderung nach unbegrenzter Reproduzierbarkeit, sind die Dokumentenformate zu standardisieren.

Die in einer elektronischen Archivierung am häufigsten verwendeten Formate sind:

  • TIFF
  • PDF
  • PDF/A
  • JPEG und
  • XML

Entscheidend für die Wahl des Formates ist die Beschaffenheit des zu archivierenden Objektes: Bei NCI-CI-Dokumenten wird man entweder TIFF oder PDF verwenden, für Farbfotos JPEG. XML wird als Werkzeug für die Bereitstellung von Metadaten verwendet. 

Löschen 

Bei Einführung einer elektronischen Archivierung sollten die gesetzlichen und sonstigen Vorgaben für das Löschen feststehen und von Anfang an berücksichtigt werden: Noch nicht in die Archivierung übergebene Dokumente können im Vorfeld durch berechtigte Personen gelöscht werden. Aufbewahrungspflichtige, archivierte Dokumente dürfen erst nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist vernichtet werden.

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