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Was ist Dokumenten Management Software?

Ursprünglich zählten zur Dokumenten Management Software vor allem Archivsysteme mit einfachen Funktionen zur Verwaltung und Recherche. In den vergangenen Jahren wurde Dokumenten Management Software sukzessive aufgrund der erweiterten Kundenwünsche ausgebaut. Eine Verlagerung des Schwerpunkts erfolgte hin zu einer Verbindung von Dokumenten und Prozessen.

Die Association for Information and Image Management (AIIM) definiert Dokumenten Management Software als Technologien, Werkzeuge  und Methoden zur Erfassung, Verarbeitung, Bereitstellung, Speicherung und Archivierung von Informationen zur Unterstützung der Geschäftsprozesse im Unternehmen.

Die Begriffe Dokumenten Management Software und Enterprise Content Management Systeme (ECM) werden sowohl in der Fachliteratur als auch von Software-Anbietern häufig synonym verwendet. Eine Abgrenzung zwischen beiden ist schwierig. Konsens herrscht in der Branche insofern, als dass Dokumenten Management Software eine funktionale Untermenge von ECM darstellt. Durch ECM werden die technischen und organisatorischen Bemühungen der Unternehmen in den Mittelpunkt gerückt, die Unterstützung ihrer dokumenten-, service- und wissensgeprägten Prozesse strategisch voranzutreiben.

Der Lebenszyklus von Dokumenten ist in der Regel eng mit den Geschäftsprozessen verbunden. Geschäftsprozesse erzeugen, verändern und vernichten Dokumente. Dokumente lösen Geschäftsprozesse aus und steuern diese. Eine Dokumenten Management Software unterstützt  demnach den gesamten Dokumentenlebenszyklus - von der Entstehung bis zu seiner definierten Vernichtung.

In diesem Beitrag werden nachfolgend die Einsatzbereiche einer Dokumenten Management Software erläutert. 

Dokumenten Management Software finden

 

Input-Management mit Dokumenten Management Software

„Ein Geschäftsdokument wird durchschnittlich 19 Mal fotokopiert."
John Mancini, Vorsitzender der AIIM

Das Ziel der Erfassung - auch Inputmanagement genannt - besteht darin, Informationen aus unterschiedlichen Systemen in einer Dokumenten Management Software zusammenzuführen. Um alle Dokumente schneller sichten und weiterverarbeiten zu können, sollten diese in elektronischer Form vorliegen.

Das Erfassen von Daten zur Verwendung in Dokumenten Management Software kann über diverse Schnittstellen erfolgen: über Scanner oder Fax verbunden mit OCR/ICR-Verfahren, aus Anwendungsprogrammen (z.B. Textverarbeitung) oder formularbasiert.

Der Bereich Erfassung stellt ein eigenes Marktsegment innerhalb der Dokumenten Management Software dar, das von vielen Nischenanbietern besetzt wird. Diese bieten z.B. spezielle Produkte für den Bereich Scannen, Posteingangsautomation, Rechnungserfassung und Formularverarbeitung an.

Auch E-Mails können durch Dokumenten Management Software effizient verwaltet und archiviert werden. Sie haben sich zu einem unverzichtbaren Bestandteil im Geschäftsbetrieb entwickelt, der kontinuierlich weiter wächst. So werden heute laut einer Studie von Bearing Point bereits 87% aller Kundenanfragen und 82% der Angebote per E-Mail abgewickelt. Oft enthalten gerade E-Mails entscheidende Informationen, die im Kundenkontakt benötigt werden.

Durch die Einführung einer Dokumenten Management Software werden die Herausforderungen eines effizienten E-Mail-Management, das auch das Einhalten der gesetzlichen Vorschriften und Verordnungen beinhaltet, gelöst.

Damit eine Dokumenten Management Software Dokumente überhaupt verwalten kann, benötigt es verschiedene Elemente und Informationen: Klassifizierungsmerkmale unterscheiden beispielsweise zwischen Rechnung, Reklamation, etc. Sie dienen zur Gruppierung, Steuerung und Beschreibung von Dokumenten. Diesen Vorgang bezeichnet man auch als Klassifizierung der Dokumente.

Die Klassifizierung der Dokumente und eine Indizierung können sowohl manuell als auch teilautomatisiert umgesetzt werden. Leistungsstarke Dokumenten Management Software führt eine Klassifizierung und Indizierung sogar automatisiert durch.

Dokumente verwalten

Nachdem ein Dokument erfasst wurde, wird es direkt archiviert und/oder zu Informations- oder Bearbeitungszwecken weitergeleitet.

Zu den Managementkomponenten einer Dokumenten Management Software zählen viele Funktionalitäten, die Geschäftsvorgänge unterstützen, indem sie den Umgang mit Dokumenten für den Anwender vereinfachen (Vorgangsunterstützung): Hierzu zählen beispielsweise die Versionierungsfunktion und der Check-in/Check-out von Dokumenten. Die Versionsverwaltung  macht das Vorhalten verschiedener Arbeitsstände eines Dokumentes möglich, das Vergleichen und die Reproduktion bestimmter Versionen. Mit den Funktionen Check-in/Check-out stellt man sicher, dass nur eine Person an einem Dokument arbeitet. Das Dokument wird zur Bearbeitung ausgecheckt und exklusiv zur Verfügung gestellt. Andere Anwender können dann nur die alte Version einsehen, werden aber darüber informiert, dass das Dokument ausgecheckt ist. Nach Fertigstellung veranlasst der Bearbeiter dann den Check-in, wodurch die Dokumenten Management Software automatisch eine neue Dokumentenversion erstellt.

Durch die Check-in/Check-out-Funktion protokolliert die Dokumenten Management Software Veränderungen jedes Dokumentes. Die Dokumentenhistorie kann lückenlos nachvollzogen werden.

Speichern mit Dokumenten Management Software

Es kostet Unternehmen 20 Dollar ein Dokument abzulegen, 120 Dollar ein falsch abgelegtes Dokument wieder zu finden und 220 Dollar ein Dokument wieder herzustellen.
John Mancini, Vorsitzender der AIIM

Obwohl nur einmal physisch gespeichert, können in einer Dokumenten Management Software beliebig viele logische Ordnerstrukturen/Einheiten abgebildet werden: in diesem Zusammenhang spricht man auch von Mappen bzw. Containern. Temporäre oder dauerhafte Container umfassen unterschiedliche Dokumente, die nach inhaltlichen Kriterien sortiert werden können.

Beispielsweise können in Vorgangs-, Projekt- oder Kundenmappen sukzessive alle Dokumente angezeigt werden, die im Rahmen eines Prozesses entstehen oder benötigt werden. Ein elektronisches Dokument kann dabei gleichzeitig in mehreren Mappen angezeigt werden. Neben der Klassifikationshierarchie erhält die Dokumenten Management Software so eine weitere hierarchische Struktur, die sich beispielsweise an Geschäftsvorfällen oder anderen Anwendungskriterien orientiert.

Output-Management mit Dokumenten Management Software

Das Output-Management beschäftigt sich mit der Aufbereitung von Dokumenten für die Versendung: Das reicht vom Drucken über das Brennen relevanter Informationen auf CD/DVD bis hin zur Aufbereitung für Internet-Präsentationen. Hinzu kommt auch die Verteilung der Informationen per Post und E-Mail.

Auch aufgrund rechtlicher Vorgaben müssen bestimmte Dokumente weiterhin in Papierform aufbewahrt oder mit einer entsprechenden elektronischen Signatur abgelegt werden.

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