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Dokumenten Management Systeme - Grundlagen, Nutzen, Anforderungen

Vom einfachen Memo, über Geschäftsbriefe und Verträge mit rechtlicher Relevanz, bis hin zu umfangreichen Dokumentationen - von der E-Mail über das Fax bis hin zu CAD-Zeichnungen: Dokumente in vielerlei Form sind Mittel und Gegenstand des inner- und zwischenbetrieblichen Informationsflusses, der Speicherung von Informationen und des Wissensmanagements im Unternehmen.

Viele Unternehmen setzen heute Dokumenten Management Systeme (DMS) ein, um der wachsenden Flut an Informationen und Dokumenten - elektronisch oder papierbasiert - Herr zu werden. Dabei wurde der Aufgabenschwerpunkt der  DMS in den letzten Jahren von der bloßen Verwaltung hin zu einer Verbindung von Dokumenten und Geschäftsprozessen verlagert.

So definiert denn auch die Association for Information and Image Management (AIIM) DMS wie folgt: Dokumenten Management Systeme (DMS) sind Technologien, Werkzeuge und Methoden zur Erfassung, Verarbeitung, Bereitstellung, Speicherung und Archivierung von Informationen zur Unterstützung der Geschäftsprozesse im Unternehmen. Diese Definition spiegelt den Zusammenhang zwischen dem Lebenszyklus von Dokumenten und den Geschäftsprozessen wider. Geschäftsprozesse erzeugen, verändern und vernichten Dokumente. Dokumente lösen Geschäftsprozesse aus und steuern diese.

 

Dokumenten Management Systeme finden

Dokumenten Management Systeme (DMS) unterstützen den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments - von der Entstehung bis zu seiner definierten Vernichtung. Dabei werden die gespeicherten Dokumente und Informationen nicht nur gesammelt und angezeigt, sondern gewinnbringend in die Geschäftsprozesse eingebunden.

Dokumenten Management Systeme (DMS) und ihre Nutzenaspekte

Neben einer hohen Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Arbeitsvorgänge insgesamt, bieten Dokumenten Management Systeme viele Vorteile, die zwar nicht immer quantifizierbar sind, aber doch wesentlich zum Erfolg des Unternehmens beitragen.

Zu den quantifizierbaren Nutzenaspekten gehört zum einen eine deutliche Senkung der Personalkosten durch Dokumenten Management Systeme (DMS): Routinetätigkeiten entfallen, doppelte Datenpflege oder händischer Archivierungsaufwand werden unnötig. Dadurch werden Personalressourcen frei, die an anderer Stelle für gewinnbringende Aufgaben eingesetzt werden können. Ferner werden Verlust und Fehlablagen von Dokumenten vermieden.

Ein weiterer wesentlicher Nutzen besteht in der erheblichen Zeitersparnis in den Bereichen Transport, Ablage und Suchen, beispielsweise aufgrund der schnellen Recherche über alle im Unternehmen vorliegenden Dokumente zu einem Geschäftsobjekt. Es erfolgt eine Reduzierung von Druck-, Speicher- und Materialkosten.

Von mindestens ebenso hoher Bedeutung für die Unternehmen sind die qualitativen Nutzenaspekte durch Dokumenten Management Systeme: So wird z.B. das Arbeiten und der gleichzeitige Zugriff auf alle aktuellen Daten und Versionen von Dokumenten für mobile Mitarbeiter oder Mitarbeiter mit Heimarbeitsplätzen und auch für standortübergreifende Teams erheblich vereinfacht.

Zusätzlich verhindert das Arbeiten mit unterschiedlichen Dokumententypen unter einer einheitlichen Benutzeroberfläche, dass Mitarbeiter laufend zwischen verschiedenen Applikationen hin und her wechseln müssen. Dies kann an vielen Arbeitsplätzen die Benutzerfreundlichkeit deutlich erhöhen und sich positiv auf die Motivation der Mitarbeiter auswirken.

Schließlich führen  Dokumenten Management Systeme (DMS) zu einer qualitativ besseren und schnelleren Auskunftsfähigkeit bei Kundenanfragen und damit zu einer höheren Kundenzufriedenheit und höherer Kundenbindung.

Neue Anforderungen an Dokumenten Management Systeme (DMS)

Im dynamischen und - besonders im Bereich kleinerer und mittlerer Unternehmen - wachsenden Markt für  Dokumenten Management Systeme (DMS) müssen Anbieter im harten Wettbewerb auf neue Kunden-Anforderungen eingehen.

Dazu zählt z.B. das Bedürfnis der Anwender nach ECM-Strategien zur Reduzierung der Systemvielfalt. Hier sind die Anbieter gefordert, Komplettsysteme zu entwickeln, um sogenannte Funktionsinseln zu vermeiden. In diesem Zusammenhang gilt es auch, Werkzeuge zur Integration der Content-Funktionen in hetereogene Anwendungsumgebungen anzubieten.

Unter dem Sammelbegriff Compliance sind alle regulatorischen Anforderungen zu verstehen, die ein Unternehmen erfüllen muss. Je nach Rechtsform stellen diese Anforderungen ein überaus wichtiges Kriterium für die Auswahl dar. Mit Funktionalitäten wie Dokument- und Vorgangshistorie, revisionssicherer Ablage, Aufbewahrungs- und Löschfristenmanagement sollen steigende regulatorische Anforderungen gegenüber Unternehmen abgedeckt werden.

Die Forderung nach der lückenlosen elektronischen Akte macht auf funktionaler Seite eine Aktenmodellierung und Aktenverwaltung unverzichtbar. Auch die Digitale Signatur als Qualitätsmerkmal fordern Anwender zunehmend. Dies macht Signatur- und Verifizierungskomponenten für Einzel- und Massensignaturen notwendig. Zu den wichtigen Zielen, die Anwender mit der Einführung eines  DMS verbinden, zählen unter anderem Prozessoptimierung und -automation.

Um diese Ziele zu erreichen, müssen Anbieter integrierte Postkorb- und Workflowfunktionen anbieten. Dem schließt sich die Forderung nach Mail- Archivierung und Dateiarchivierung an. Hier müssen Anbieter funktionsseitig eine Client- und Serverbasierte Mail-Archivierung bereitstellen.

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