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Dokumente mit einem DMS managen

Nachdem ein Dokument im Dokumenten Management System (DMS) erfasst wurde, wird es direkt archiviert und/oder zu Informations- oder Bearbeitungszwecken weitergeleitet.

Ein Dokumenten Management System (DMS) bietet verschiedene Funktionalitäten, die den Umgang mit Dokumenten für den Anwender vereinfachen (Vorgangsunterstützung): Hierzu zählen beispielsweise die Versionierungsfunktion und der Check-in/Check-out von Dokumenten. Die Versionsverwaltung des DMS macht das Vorhalten verschiedener Arbeitsstände eines Dokumentes möglich, das Vergleichen und die Reproduktion bestimmter Versionen. Mit den Funktionen Check-in/Check-out stellt man sicher, dass nur eine Person an einem Dokument arbeitet. Das Dokument wird zur Bearbeitung ausgecheckt und exklusiv zur Verfügung gestellt. Andere Anwender können dann nur die alte Version einsehen, werden aber darüber informiert, dass das Dokument ausgecheckt ist. Nach Fertigstellung veranlasst der Bearbeiter dann den Check-in, wodurch das DMS automatisch eine neue Dokumentenversion erstellt.

Durch die Check-in/Check-out-Funktion protokolliert das DMS Veränderungen jedes Dokumentes. Die Dokumentenhistorie kann lückenlos nachvollzogen werden.

Funktionen für die Suche von Dokumenten

Das Wiederauffinden einzelner Dokumente (Texte, Bilder etc.) stellt bei der Handhabung großer Datenmengen eine zentrale Herausforderung dar.

Um ein Dokument gezielt suchen zu können, kommen verschiedene Verfahren zur Anwendung. Dazu gehören unter anderem die Suche per Volltext und die Indexsuche (Suche nach Metadaten). Auch eine Kombination verschiedener Verfahren wird im DMS Markt angeboten.

Eine Volltextrecherche ist dann sinnvoll, wenn die Rechercheanforderungen bei der Dokumentenerfassung und -indizierung unbekannt sind.

Bei der Indexsuche werden Recherchemasken mit Feldern zur Eingabe der Suchbegriffe angeboten, um Dokumente über Indexwerte zu finden. Zur Aufwandsminimierung ist es hierbei von großer Bedeutung, dass Recherchemasken und Trefferlisten möglichst übersichtlich angezeigt werden.

Workflow Unterstützung durch DMS

Mit Hilfe einer sogenannten Workflow Unterstützung kann ein Geschäftsprozess koordiniert, kontrolliert und nachvollzogen werden. Dokumente werden anhand eines hinterlegten Geschäftsprozesses in der richtigen Reihenfolge an alle notwendigen Mitarbeiter weitergeleitet. Dies ermöglicht es den zuständigen Personen, abgelegte Dokumente einzusehen, zu aktualisieren oder zu ergänzen. Die Steuerung eines Workflows sollte jedoch funktionsbezogen, d.h. losgelöst von einzelnen Mitarbeitern erfolgen.

Prinzipiell unterscheidet man Workflows, bei denen spontan der nächste und weitere Adressaten angegeben werden können (Ad-hoc-Workflows) und strukturierte, im Vorfeld definierte Workflows, wie z.B. bei Freigabeprozessen von Geschäftsunterlagen oder einem Urlaubsantrag.

Die gängigsten Workflow-Funktionen sind:

  • Empfangen, Verwalten, Visualisieren und Weiterleiten von Dokumenten oder Daten
  • Paralleles und sequentielles Bearbeiten von Vorgängen einschließlich Mitzeichnung
  • Wiedervorlage, Fristen, Delegation und andere Verwaltungsfunktionen
  • Kontrolle/Dokumentation der Bearbeitungsstände und Ergebnisse
  • Zugriffsrechteverwaltung

Bereitstellen von Dokumenten im DMS (Postkorb)

Für die Verteilung der Unterlagen an die zuständigen Mitarbeiter ist ein Dokumenten Management System (DMS) mit sogenannten „Postkörben“ versehen, die eine Zuordnung nach Sachgebieten, Vorgängen, Gruppen und Einzelpersonen ermöglichen. Eine Postkorbbearbeitung ermöglicht eine parallele und standortunabhängige Bearbeitung. Typische Funktionen sind Verteilservice, Wiedervorlage, Eskalationsmanagement, Vorgangssteuerung.

Anhand der Metadaten können die meisten Dokumente dem richtigen Mitarbeiter zugeordnet und zugestellt werden, der daraufhin mit seiner Tätigkeit beginnen kann.

Funktionen eines DMS zur Collaboration / Zusammenarbeit

Collaboration ist eine Art Querschnittsfunktion und beschreibt zum einen die Workflowunterstützung, die dem User die für die Bearbeitung seiner Aufgaben relevanten Informationen zur Verfügung stellt und zum anderen das gemeinschaftliche, standordunabhängige Arbeiten an Dokumenten. Zu Letzterem gehört z.B. das bereits beschriebene Check-in/Check-out von Dokumenten, um inkonsistente Daten zu vermeiden. Angeboten werden auch Funktionen im Bereich des Projektmanagements. Dazu zählen z.B. die Zuordnung archivierter Daten zu Projekten oder die Aufgaben- und Kalenderverwaltung. Ferner können weitere Möglichkeiten der Kommunikation genutzt werden, wie z.B. Dikussionsforen oder Veröffentlichungen auf Nachrichtenboards. Auch das managen von Kontakten (Anlage eines Adressbuches in einer Kontaktdatenbank) ist möglich. 

(Web) Content Management

(Web) Content Funktionalitäten können für Internet- und Intranetauftritte sowie für Partnerportale verwendet werden.

Informationen werden in einem kontrollierten Prozess erstellt oder aufbereitet und veröffentlicht. Informationen für die Web-Präsentation werden zur Verfügung gestellt, verwaltet und in unterschiedliche Anzeigeformate konvertiert.

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