IT ERP CRM DMS MES BI .NEWS
DMS-Matchmaker
by Trovarit
MENU
Sie sind hier:
Regionen

Einsatzbereich Input-Management

Das Ziel der Erfassung – auch Inputmanagement genannt – besteht darin, Informationen aus unterschiedlichen Systemen in einem DMS zusammenzuführen. Um alle Dokumente schneller sichten und weiterverarbeiten zu können, sollten diese in elektronischer Form vorliegen.

Das Erfassen von Daten kann über diverse Schnittstellen erfolgen: über Scanner oder Fax verbunden mit OCR/ICR-Verfahren, aus Anwendungsprogrammen (z.B. Textverarbeitung) oder formularbasiert.

Allgemein unterscheidet man im Rahmen der elektronischen Dokumentation zwei Dokumentenarten: Coded Information (CI) und Non Coded Information (NCI). Bei CI-Dokumenten handelt es sich um im Rahmen von elektronischen Anwendungen erzeugte Dokumente (z.B. Textdokumente, Tabellenkalkulation oder CAD-Zeichnungen). Sie können vom Rechner selbst interpretiert und weiterverarbeitet werden. Nicht kodierte Informationen (NCI) liegen meist in Papierform vor und müssen erst in ein computerlesbares Format umgewandelt werden (beispielsweise durch Scannen).

Diese Art der Kodierung erfolgt mit Hilfe von Rasterbildern. Beim Digitalisieren mittels Scanner kann z.B. die Eingangspost zentral gesammelt, geöffnet und
automatisiert eingescannt werden. Die Bilddateien werden zunächst archiviert und durch Schrifterkennung (OCR) maschinenlesbar gemacht.

Der Bereich Erfassung stellt ein eigenes Marktsegment dar, das von vielen Nischenanbietern besetzt wird. Diese bieten z.B. spezielle Produkte für den Bereich Scannen, Posteingangsautomation, Rechnungserfassung und Formularverarbeitung an.

Auch E-Mails müssen effizient verwaltet und archiviert werden. Sie haben sich zu einem unverzichtbaren Bestandteil im Geschäftsbetrieb entwickelt, der kontinuierlich weiter wächst. So werden heute laut einer Studie von Bearing Point bereits 87% aller Kundenanfragen und 82% der Angebote per E-Mail abgewickelt. Oft enthalten gerade E-Mails entscheidende Informationen, die im Kundenkontakt benötigt werden.

In der Praxis erfolgt die Aufbewahrung von E-Mails meist in verschiedenen Systemen – in der Regel in persönlichen Archivordnern einzelner Mitarbeiter – so dass entscheidungsrelevante Informationen nur unzureichend bereitgestellt werden oder durch das Ausscheiden eines Mitarbeiters verloren gehen.
Hinzu kommt, dass insbesondere das Suchen und Auffinden von E-Mails mit enormem Zeitaufwand verbunden ist. Durch die Einführung eines DMS werden die Herausforderungen eines effizienten EMail-Management, das auch das Einhalten der gesetzlichen Vorschriften und Verordnungen beinhaltet, gelöst.

Damit ein DMS Dokumente überhaupt verwalten kann, benötigt es verschiedene Elemente und Informationen: Klassifizierungsmerkmale unterscheiden  beispielsweise zwischen Rechnung, Reklamation, etc. Sie dienen zur Gruppierung, Steuerung und Beschreibung von Dokumenten. Diesen Vorgang bezeichnet man auch als Klassifizierung der Dokumente.

Bei der Indizierung werden dem Dokument mit Hilfe von beschreibenden Attributen sogenannte Metadaten (z.B. Kundennummer, Erstelldatum, etc.) zugewiesen. Diese sollen die Suchfunktion unterstützen. Grundsätzlich gilt: Je mehr Attribute für das Dokument eingegeben werden, desto besser ist es später wieder auffindbar. Allerdings bedeutet dies natürlich auch einen höheren Aufwand
bei der Erfassung. Hier muss das richtige Maß abhängig vom Anwendungsfall gefunden werden.

Die Meta- bzw. Indexdaten werden häufig mit dem Verweis auf das jeweilige Dokument in einer zusätzlichen Datenbank gespeichert. Die Klassifizierung der Dokumente und eine Indizierung können sowohl manuell als auch teilautomatisiert umgesetzt werden. Leistungsstarke DMS führen eine Klassifizierung und Indizierung sogar automatisiert durch.

Kontakt

Sie haben Fragen zu den Werkzeugen und Dienstleistungen der Trovarit?
Nehmen Sie Kontakt mit uns auf!

Ihr Ansprechpartner:

Joachim Hermanns, Trovarit AG Joachim Hermanns
Sales Management


Kontakt

DMS Software suchen
So funktioniert's
DMS Infopaket
Preise & Konditionen
DMS Software platzieren
DMS Wissen
DMS und ECM
Wieviel ECM braucht man?
Wie weit reicht das ERP?
Input-Management
Dokumente managen
Speichern & Archivieren
Output Management
DMS-Systeme
Dokumenten-Management-Systeme
Dokumenten-Management-Software
Archivierung
ECM / DMS Trends
E-Invoicing
E-Mail Management
Über uns
Kontakt
Impressum
Datenschutz