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DMS-Matchmaker
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Damit DMS-Anwender Dokumente für die jeweiligen Geschäftsprozesse effizient bereitstellen oder auffinden können, bietet das DMS hilfreiche Werkzeuge. Diese kann ein System mit einer einfachen Such- bzw. Ablagefunktion (z.B. ein Explorer) nicht bieten. Sucht ein Anwender ein Dokument, kann er entweder über eine strukturierte oder unstrukturierte Suche die gewünschten Dokumente aufsuchen. Bei einer strukturierten Suche wird über die jeweils belegten Kategorien und Metadaten (Datum, Autor, Kunde, etc.) eines Dokumentes die Suche durchgeführt. Dies ermöglicht eine genaue und große Trefferwahrscheinlichkeit beim Wiederauffinden des gewünschten Dokuments. Falls jedoch der Anwender nicht explizit weiß, welches Dokument er für die Verrichtung seines Handlungskontext benötigt, sondern nur den inhaltlichen Zusammenhang von Dokument und Aufgabe kennt, ist die unstrukturierte Suche als eine Volltextsuche von Vorteil. Voraussetzung hierfür ist, dass das gesuchte Dokument ASCII-codierte (CI-Dokumente) ist. Dabei besteht jedoch das Risiko, dass die Trefferliste unzumutbar groß wird. Für eine effiziente Suche ist es deshalb ratsam, die strukturierte Suche auszuwählen. Die strukturierte Suche und die Volltextsuche lassen sich jedoch auch kombinieren, um die Qualität des Suchergebnisses zu erhöhen.

Jedes Dokument kann entweder durch einen DMS-spezifischen Viewer gesichtet oder, je nach Dateiformat des Dokumentes, über eine Abrufunktion durch das spezifische Anwendungsprogramm zur Darstellung geöffnet werden. Desweitern ist es möglich nach Abschluss eines Bearbeitungsvorgangs oder -prozesses automatisiert das fertiggestellte Dokument zu verteilen. Dies kann entweder mit dem Ziel erfolgen, automatisiert das Dokument über sogenannte Postkörbe an andere DMS-Anwendern zu verteilen oder das Dokument externen Komponenten zukommen zulassen, wie z.B. Fax, Drucker oder horizontale Systeme.

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Joachim Hermanns, Trovarit AG Joachim Hermanns
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