IT ERP CRM DMS MES BI .NEWS
DMS-Matchmaker
by Trovarit
MENU
Sie sind hier:
Regionen

Speichern & Archivieren von Dokumenten mit DMS Software

Funktionalitäten zum Speichern von Dokumenten mit DMS Software sind eher kurz- bis mittelfristig und beziehen sich auf „lebende" Dokumente, die aktuelle Relevanz haben und auf die kurzfristig zugegriffen werden können muss. In der Regel sind diese auf Festplatten gespeichert.

Obwohl nur einmal physisch gespeichert, können in einem DMS beliebig viele logische Ordnerstrukturen/Einheiten abgebildet werden: in diesem Zusammenhang spricht man auch von Mappen bzw. Containern. Temporäre oder dauerhafte Container umfassen unterschiedliche Dokumente, die nach inhaltlichen Kriterien sortiert werden können.

Beispielsweise können in Vorgangs-, Projekt- oder Kundenmappen sukzessive alle Dokumente angezeigt werden, die im Rahmen eines Prozesses entstehen oder benötigt werden. Ein elektronisches Dokument kann dabei gleichzeitig in mehreren Mappen angezeigt werden. Neben der Klassifikationshierarchie erhält das DMS so eine weitere hierarchische Struktur, die sich beispielsweise an Geschäftsvorfällen oder anderen Anwendungskriterien orientiert.

Ein elektronisches Archiv dient der langfristigen stabilen und unveränderbaren Aufbewahrung und Sicherung digitaler Dokumente und ihrer Metadaten.

Ein Archivsystem sollte dabei Dokumente und Informationen aus verschiedenen Quellen speichern, beispielsweise E-Mails oder Belege aus ERP-Systemen.

Je nach benötigtem Speichervolumen und der gewünschten Zugriffszeit auf die im Archiv befindlichen Dokumente kommen unterschiedliche Speichermedien zum Einsatz. Magnetplattenspeicher erreichen schnelle Zugriffszeiten bei relativ geringem Speichervolumen. Optische Platten verfügen zwar über mehr Speichervolumen, benötigen aber im Vergleich mehr Zeit beim Zugriff.

Regulatorische Anforderungen an Ablage / Archiv

Bei der DMS-Funktion Archivierung spielt der Begriff „Revisionssicherheit" eine sehr wichtige Rolle: Externe Anforderungen beinhalten handels-, abgabenrechtliche und gesetzliche Vorschriften. Aus dem HGB (Handelsgesetzbuch) und der GoB (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung) bzw. GoBS (Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme) lassen sich wesentliche Anforderungen für ein DMS ableiten: Eine richtige, vollständige und zeitgerechte Erfassung buchführungspflichtiger Geschäftsvorfälle, eine geordnete Darstellung und die Sicherheit der Aufbewahrung über den gesamten vorgeschriebenen Zeitraum.

Das Bundesfinanzministerium detaillierte seine Forderungen hinsichtlich der Prüfbarkeit von und für den Datenzugriff auf digitale Unterlagen in den "Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)". Diese verlangen, dass steuerrelevante Unterlagen revisionssicher gespeichert und bis zu zehn Jahre digital recherchierbar vorgehalten werden müssen.

Es existiert eine Vielzahl weiterer regulatorischer Anforderungen in Bezug auf Aufbewahrungspflichten, die sich beispielsweise aus dem Umsatzsteuergesetz (UStG) (für elektronisch eingehende Rechnungen mit Vorsteuerabzug) und dem Sozialgesetzbuch (für gescannte und danach vernichtete Dokumente) ableiten lassen.

Vor dem Hintergrund dieser Vielzahl von Vorschriften sind für bestimmte Dokumentenarten Speichertechnologien vorgeschrieben, die Änderungen nicht mehr zulassen, sogenannte WORM-Speicher (Write once, read many). Die Unveränderbarkeit der Informationen und die Möglichkeit des langfristigen Speicherns spielt eine wichtige Rolle bei der Erfüllung von Compliance-Anforderungen.

WORM-Datenträger sind z.B. optische Datenträger wie CD-R, DVD-R, MO-WORMs, UDO). Mittlerweile existieren aber auch Magnetspeicher und festplattenbasierte Speichertechnologien mit WORM-Eigenschaften. Bei letzteren werden komplette Speichersubsysteme (bestehend aus Soft- und Hardware) verwendet.

Datenformate für Ablage / Archivierung von Dokumenten

Nicht nur die Revisionssicherheit spielt bei der Wahl der Datenformate im DMS eine wichtige Rolle. Auch die Übertragbarkeit auf unterschiedliche Plattformen (Portabilität), die Unterstützung älterer Formate (Kompatibilität) und die Unterstützung anderer Anwendungsprogramme (Verbreitungsgrad – auch in Zukunft) muss berücksichtigt werden. Aus diesen Gründen und wegen der Forderung nach unbegrenzter Reproduzierbarkeit, sind die Dokumentenformate zu standardisieren.

Die in einem DMS am häufigsten verwendeten Formate sind:

TIFF, PDF, PDF/A, JPEG und XML

Entscheidend für die Wahl des Formates ist die Beschaffenheit des zu archivierenden Objektes: Bei NCI-CI-Dokumenten wird man entweder TIFF oder PDF verwenden, für Farbfotos JPEG. XML wird als Werkzeug für die Bereitstellung von Metadaten verwendet.

Löschen von Dokumenten aus der Ablage / dem Archiv

Bei Einführung eines DMS sollten die gesetzlichen und sonstigen Vorgaben für das Löschen feststehen und von Anfang an berücksichtigt werden: Noch nicht archivierte Dokumente können im Vorfeld durch berechtigte Personen gelöscht werden. Aufbewahrungspflichtige archivierte Dokumente dürfen erst nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden.

Kontakt

Sie haben Fragen zu den Werkzeugen und Dienstleistungen der Trovarit?
Nehmen Sie Kontakt mit uns auf!

Ihr Ansprechpartner:

Joachim Hermanns, Trovarit AG Joachim Hermanns
Sales Management


Kontakt

DMS Software suchen
So funktioniert's
DMS Infopaket
Preise & Konditionen
DMS Software platzieren
DMS Wissen
DMS und ECM
Wieviel ECM braucht man?
Wie weit reicht das ERP?
Input-Management
Dokumente managen
Speichern & Archivieren
Output Management
DMS-Systeme
Dokumenten-Management-Systeme
Dokumenten-Management-Software
Archivierung
ECM / DMS Trends
E-Invoicing
E-Mail Management
Über uns
Kontakt
Impressum
Datenschutz