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Wieviel ECM / DMS braucht ein Unternehmen?

Der Lebenszyklus eines Dokuments spiegelt sich in den Geschäftsprozessen wider, in denen es Verwendung findet. Geschäftsprozesse erzeugen, veröndern und vernichten Dokumente. Umgekehrt lösen Dokumente Geschäftsprozesse aus und steuern sie.

Ein umfassendes ECM / DMS begleitet den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments, von der Entstehung bis hin zu seiner definierten Vernichtung.

Je nach der individuellen Aufgabenstellung im Unternehmen, kann es aber auch sinnvoll und hilfreich sein, nur einzelne Phasen dieses Lebenszyklus durch entsprechende Lösungen zu unterstützen.

Häufig eingesetzt werden z.B. spezielle Lösungen für

  • Input Management / Capturing
  • Elektronische Ablage & Archivierung
  • Output Management / Deliver
  • E-Invoicing / Rechnungsbearbeitung
  • Vertragsmanagement
  • E-Mail Management

Input Management / Capturing

Besonders interessant, wenn in einem Unternehmen viele Papierdokumente erfasst werden sollen. Mit Hilfe von Texterkennung (OCR, ICR oder HCR) kann der Volltext extrahiert und zusammen mit geeigneten Metadaten (z.B. Autor, Dokumenttyp, Quelle, Schlagwörter) an das gescannte Dokument gehängt werden. Über Suche in den Metadaten oder auch im Volltext können Dokumente schnell gefunden und weiterverarbeitet werden.

Zum Funktionsspektrum von Input Management Systemen gehören typischerweise:

  • Dokumentenerfassung über Scannerschnittstellen
  • Stapelverarbeitung
  • Erfassung / Texterkennung für Non-Coded Information (NCI)
  • Modul zur Posteingangsbearbeitung
  • Invoicing-Modul
  • Manuelle / Lernende Formularerkennung
  • COLD-Modul für Spooldatenablage
  • Erfassung / Texterkennung für Coded Information (CI)

Weitere Informationen: Input Management

Output Management / Deliver

Elektronisch abgelegte oder archivierte Dokumente werden hier für die Ausgabe bzw. den Versand (Brief, E-Mail, Fax etc.) aufbereitet. Dabei können Informationen aus dem DMS zu einem neuen Dokument konsolidiert werden, z.B. für Angebote.

Zum Funktionsspektrum von Output Management Systemen gehören z.B.:

  • Viewer / Anzeigemodule
  • Drucken / Massendruck
  • Thumbnails

Weitere Informationen: Output Management

Elektronische Ablage & Archivierung

Sämtliche Elektronischen Dokumente werden hier vewaltet. Sie stehen allen Anwendern mit der erforderlichen Berechtigung zur Verfügung. Das können kaufmännische Dokumente (Rechnungen, Lieferscheine, Verträge, Angebote etc.) aber auch technische Dokumente (Konstruktionszeichnungen, Stücklisten, Quell-Code etc.) sein.

Besondere Beachtung findet die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, wie z.B. GdPDU / GoBS oder die Revisionssicherheit.

Das typische Funktionsspektrum eines Systems für die Elektronische Ablage und Archivierung umfasst z.B.:

  • Direktablage (z.B. Drag & Drop) in das DMS
  • MS Office Integration
  • Check-In / Check-Out
  • Rechts- / Revisionssichere Datenarchivierung (GoBS, GDPdU)
  • Client-seitige Archivierung von E-Mails
  • Server-seitige Archivierung von E-Mails
  • File-Server Ablage/Archivierung
  • Client-seitige Archivierung / Ablage aus Fachanwendungen (CAD usw.)
  • Explorer-Integration
  • Parallele Ansteuerung mehrerer Speichermedien / Speichertypen
  • Records Management
  • Revisionssichere Datenarchivierung (GeBüV, EIDI-V)
  • Open Office Integration
  • Archivierung gemäß BDSG

Weitere Informationen: Ablage / Archivierung

 

Scanner Systeme
Erfassung / Texterkennung für Coded Information (CI)
COLD-Modul für Spooldatenablage vorhanden
Lernende Formularerkennung
Manuelle Formularerkennung
Invoicing-Modul
Eigenes Modul zur Posteingangsbearbeitung
Erfassung / Texterkennung für NonCoded Information (NCI)
Scanmodul
Stapelverarbeitung
Dokumentenerfassung  über Scannerschnittstellen
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