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E-Invoicing

Auf etwa 240 Mrd. Euro schätzen Experten das derzeitige Einsparpotenzial innerhalb der EU für E-Invoicing, bedingt durch effizientere Prozesse, bessere Datenqualität und die Einsparung von Ressourcen. In Deutschland nutzen mittlerweile mehr als drei Viertel der Unternehmen E-Invoicing - zu Deutsch: elektronische Rechnungsstellung.

Von Marc Müller, Leiter des Trovarit Competence Centers ECM/DMS

Grundsätzlich gilt laut Bundesfinanzministerium (BMF): eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Sie kann somit entweder über E-Mail, Computer-Fax, Web-Download oder EDI (Electronic Data Interchange) versendet werden.

Elektronische Signatur als Einstiegshürde

Für den E-Mail-Versand war allerdings bisher eine qualifizierte elektronische Signatur nach deutschem Signaturgesetz (UStG §14, 14a) notwendig, damit die elektronische Rechnung umsatzsteuerlich anerkannt wurde. Solche Signaturen basieren auf Zertifikaten, mit deren Hilfe Verifizierungsstellen innerhalb eines Rechnungsaustauschprozesses Rechnungen auf Echtheit (Authentizität) und Unversehrtheit (Integrität) prüfen. Bei Verwendung einer qualifizierten Signatur kann also der Nachweis der Integrität und der Authentizität einer elektronischen Rechnung vom Versender und vom Empfänger sofort erbracht werden. Die damit verbundenen zusätzlichen hohen Kosten scheuten viele Unternehmen insbesondere KMUs, weshalb sie von einer Umstellung absahen.

Vereinfachter Einstieg

Mit der Verabschiedung des Steuervereinfachungsgesetzes im September 2011, hat sich einiges geändert. Aktuell ermöglicht es Unternehmen die Wahl zwischen drei Verfahren zur Sicherung des Vorsteuer-abzugs bei elektronischen Rechnungen:

  • Elektronische Signaturen basierend auf einem qualifizierten Zertifikat
  • Einsatz von standardisierten EDI-Verfahren
  • Innerbetriebliche Kontrollverfahren, die die Echtheit der Herkunft (Authentizität) und Unversehrtheit des Inhalts (Integrität) gewährleisten

Elektronische Signatur und EDI-Verfahren sind somit nicht mehr zwingend erforderlich. Mit der Einführung eines „innerbetrieblichen Kontrollverfahrens“ kann nun jedes Unterneh-men über ein eigenes internes Verfahren im Sinne des § 14 Abs. 1 UStG sicherstellen, dass Authentizität und Integrität sowie die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sind. Damit wird vor allem kleinen und mittelständischen Unternehmen der Ein- bzw. Umstieg auf E-Invoicing erleichtert. Sind bereits innerbetriebliche Kontrollverfahren vorhanden, so können diese weiterhin genutzt.

Nachteile für den Empfänger

Das erscheint im ersten Moment ein kostengünstigeres Verfahren zu sein. Doch für den Rechnungsempfänger kann es u.U. einen höheren Aufwand bedeuten. Vor allem vor dem Hintergrund, dass der Rechnungssteller durch das Steuervereinfachungsgesetz nicht auf ein bestimmtes Austauschformat beschränkt ist. Er kann seine Rechnungen als Excel, Word, PDF, XML oder als einfachen Text versenden, sofern nur die steuerrechtlichen Mindestangaben vorhanden sind. Der Empfänger hat dadurch bestenfalls die gleichen manuellen Kontrolltätigkeiten wie im Falle einer Papierrechnung, beispielsweise den Abgleich der Rechnung mit der Bestellung und ggf. dem Lieferschein.

ZUGFeRD als Standard

E-Invoicing hat aber den Anspruch für beide Seiten Kostenersparnis, höhere Prozesstransparenz und bessere Cashflow-Kontrolle zu schaffen. Dies soll nun mit einem einheitlichen Datenformat unterstützt werden. Für KMUs mit ihrer heterogenen Fakturawelt ist das von Vorteil und würde so die Akzeptanz von E-Invoicing hier entscheidend steigern. Maßgeblicher Initiator ist das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD), dem Zusammenschluss von Verbänden, Ministerien und Unternehmen zur Förderung der elektronischen Rechnung in Deutschland. Unter der Bezeichnung ZUGFeRD verbirgt sich ein Rechnungsdatenstandard, der ein Datenformat beschreibt, das vollautomatisch importiert, geprüft und verarbeitet werden kann. Mit dem Format PDF/A-3, wodurch das Belegbild der Rechnung und deren Daten als XML in einer Datei verbunden sind, wäre der Medienbruch bei der Übertragung der Rechnungsdaten in die Buchhaltung aufgehoben.

Egal welches Format letztendlich genutzt wird, eine elektronisch empfangene Rechnung muss zwingend in dem ursprünglich eingegangen Format aufbewahrt werden. Hierbei gilt die rechtskonforme Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren, entsprechend der Vorschriften der GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) sowie der GoBS (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung und Datenverarbeitung gestützter Buchführungssysteme).

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Von der elektronischen Rechnungslegung bis ZUGFeRD: In Zusammenarbeit mit dem VOI haben wir einige Informationen zum Thema E-Invoicing für Sie zusammengestellt.

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